Assistenz der Fachbereichsleitung

Assistenz der Fachbereichsleitung

Einstellungsdatum: 01.06.2020

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Bei der Stadt Hildesheim ist zum 01.06.2020 im Fachbereich Rechnungsprüfung die Stelle der

Assistenz im Vorzimmer der Fachbereichsleitung

- Entgeltgruppe 6 TVöD-V-

zu besetzen. Es handelt sich dabei um eine Teilzeitstelle mit der Hälfte der wöchentlichen Arbeitszeit (derzeit 19,5 Stunden).


Mit rund 1.300 Beschäftigten erbringt die Stadt Hildesheim für ihre Einwohner*innen und ansässigen Unternehmen wichtige Dienstleistungen des öffentlichen Lebens. Sie zählt zu den größten öffentlichen Arbeitgebern in der Region und bietet durch ihre Größe und Ausstattung ein sehr breites Aufgabenspektrum.

Der Fachbereich Rechnungsprüfung stellt gegenüber dem Rat und der Aufsicht sicher, dass die Stadt Hildesheim wirtschaftlich und sparsam im Rahmen der geltenden Gesetze arbeitet. Dies führt zu einem vielfältigen, technisch und rechtlich anspruchsvollen Aufgabenspektrum.


Zu den Aufgaben gehört im Wesentlichen:

im Sekretariat und Vorzimmer

  • Korrespondenz für die Fachbereichsleitung
  • Tabellen und Listen erstellen (Formularentwurf hierfür auf PC),
  • Schlussberichte über die Prüfung der Jahresabschlüsse und der konsolidierten Gesamtabschlüsse zusammentragen und einheitlich gestalten,
  • Posteingang / Postausgang,
  • Rechnungen anweisen bzw. schreiben,
  • Haushaltsüberwachung der vom Rechnungsprüfungsamt verwalteten Haushaltsstellen einschließlich der Abrechnung  der Erträge/Einzahlungen,
  • Krank- und Gesundmeldungen vorbereiten,
  • Terminüberwachung, Aktenablage- und verwaltung,
  • Gesetzessammlungen aktualisieren, Fachbücher und Fachzeitschriften sowie Gesetzesblätter verwalten,
  • Bürobedarf beschaffen und verwalten,
  • Anlegen, Überprüfen und Pflegen der Zugriffsprofile der Mitarbeiter*innen des FB 14 für IuK-Anwendungen,

als Assistenz für die Fachbereichsleitung und Prüfer*innen

  • Vergabedatenbank des Rechnungsprüfungsamtes fortschreiben und pflegen,
  • Liste der Handvorschüsse fortschreiben und die regelmäßigen Prüfungen durch die angegebenen Vorgesetzten überwachen,
  • Fortführen des Verzeichnisses der Unterschriftsmitteilungen im herkömmlichen Anordnungswesen sowie im digitalen Anordnungswesen fortlaufende Pflege und Überwachung der erteilten Berechtigungen,
  • Vertreten des FB 14 in den Redaktionssitzungen zur Pflege der für das Rechnungsprüfungamt relevanten Inhalte in Intranet und Internet,
  • Mithilfe bei der Organisation von Inhouse-Schulungen für bzw. durch das Rechnungsprüfungsamt,
  • sowie bis zur endgültigen Ablösung der Belege auf Papier, sind diese für die noch nicht an den digitalen Workflow angeschlossenen Fachbereiche weiterhin abzuholen, zu verteilen, der Rücklauf von den Prüfer*innen zu überwachen und nach Vollständigkeit zurückzugeben.

Ausbildungsvoraussetzungen:

  • Verwaltungsfachangestellte/-r oder ein abgeschlossener Angestelltenlehrgang I
  • alternativ: Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte oder Kauffrau/-mann für Büromanagement

Persönliche Voraussetzungen: 

  • Teamfähigkeit
  • gute Kenntnisse in Office-Produkten, insbesondere sicheres Beherrschen von Word
  • Bereitschaft zu zeitweise kurzfristig höherem Arbeitseinsatz, wenn z.B. Schlussberichte anzufertigen sind (ein bis zwei Wochen Schlussredaktion)

 Wir bieten Ihnen:

  • interessante und abwechslungsreiche Aufgaben,
  • umfangreiche Fortbildungsmöglichkeiten,
  • Eingruppierung nach Entgeltgruppe 6 TVöD,
  • betriebliche Altersversorgung und leistungsorientierte Bezahlung für Tarifbeschäftigte,
  • flexible Arbeitszeitmodelle für einen optimalen Ausgleich von Job, Familie und Freizeit,
  • vielseitige Austausch- und Vernetzungsmöglichkeiten,
  • freundliche und wertschätzende Arbeitsatmosphäre,
  • ein unbefristetes Arbeitsverhältnis bei der Stadt Hildesheim als öffentliche Arbeitgeberin.

Die Stadt Hildesheim ist eine moderne Arbeitgeberin, die in vielen Bereichen neben der flexiblen Arbeitszeit im Rahmen einer mitarbeiterfreundlichen Personalpolitik auch Telearbeit als flexible Arbeitsform anbietet, um die Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Privatleben, die Realisierung der Gleichstellung von Frauen und Männern, die Chancengleichheit und die Teilhabe von schwerbehinderten Menschen am Arbeitsleben zu unterstützen sowie die Ausgestaltung der individuellen Berufs- und Lebensplanung zu fördern.

Im Hinblick auf die Ziele des Niedersächsischen Gleichberechtigungsgesetzes (NGG) wird angestrebt, in allen Bereichen und Positionen Unterrepräsentanzen abzubauen. Daher sind Bewerbungen von Männern mit den vorstehend genannten Qualifikationen besonders erwünscht. Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Haben Sie Interesse?

Dann bewerben Sie sich mit Ihren vollständigen Bewerbungsunterlagen einschließlich Motivations- oder Bewerbungsschreiben sowie Zeugnissen bis zum 08.03.2020 über die Schaltfläche "Jetzt bewerben".

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Für allgemeine Auskünfte zum Bewerbungsverfahren steht Ihnen Frau Wittig (Bereich Personal) unter der Telefonnummer 05121 301-1244 gerne zur Verfügung.



Beschäftigungsdauer

unbefristet

Voraussetzungen

Verwaltungsfachangestellte/-r oder ein abgeschlossener Angestelltenlehrgang I